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Januar 2002
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| Von Isaac Leung © Januar 2002, Übersetzung: Philhard Ackermann |
Der Lotus Organizer ist ein Teil der Lotus Smartsuite für OS/2. Die neueste Version wird mit Smartsuite 1.6 ausgeliefert, allerdings unterscheidet sie sich (bis auf kleinere Fehlerkorrekturen) fast gar nicht von den früheren 1.x-Versionen. Insgesamt macht ihn das jedenfalls zum teuersten PIM dieser Artikelreihe.
Er hebt sich außerdem ein wenig dadurch aus dem Reigen der anderen PIMs hervor, daß er versucht, einen Papier-und-Bleistift-Organizer möglichst naturgetreu nachzuahmen - bis hin zu seiner äußeren Erscheinung. Das kann, je nach den eigenen Vorlieben, gut oder schlecht sein. Mir persönlich wäre es lieber, wenn sein Format ein wenig mehr an das modernere elektronische Umfeld angepaßt wäre, allerdings gibt es jede Menge Anwender, die da völlig anders denken.
Trotz der Tatsache, daß man eine ordentliche Summe für SmartSuite anlegen muß, erhält man beim Organizer auch den entsprechenden Gegenwert, denn er läßt mit seinen umfangreichen Funktionen keine Wünsche offen. Es wäre unmöglich, all seine Möglichkeiten in dieser kurzen Beschreibung zu behandeln. Unglücklicherweise existiert auch keine Demoversion. Ich werde daher in diesem Bericht versuchen, auf die herausragendsten Funktionen hinzuweisen, muß aber gleichzeitig anmerken, daß ich nicht alles werde behandeln können!
Obwohl der Organizer als ein Teil der SmartSuite ausgeliefert wird, interagiert er nicht auf irgendeine besondere Art mit den anderen Komponenten des Paketes (soll heißen: nicht mehr als zwei beliebige andere OS/2-Anwendungen auch). Allerdings erscheint mir das nicht als allzu großer Verlust. Andererseits unterstützt er Netscape and WebExplorer. Damit bietet er sowohl die Möglichkeit, zur Lotus-Internetseite zu verweisen, wie auch zu jeder anderen URL, die ggf. in einem Organizer-Eintrag enthalten ist.
Die Benutzerschnittstelle erinnert an einen "Mini-Schreibtisch" mit einem gewöhnlichen papierbasierten Organizer. Die verschiedenen Schaltflächen und Optionen sind um dieses Organizer-Layout herum angeordnet. Einige dieser Schaltflächen sind auch noch kontextsensitiv, denn sie passen sich dem Teil des Organizers, den man gerade benutzt, an.
Funktionsumfang und Flexibilität gehen üblicherweise mit einer gewissen Komplexität einher, und der Organizer bildet hier keine Ausnahme. Anders als bei anderen PIMs wird man anfangs möglicherweise eine ganze Weile damit beschäftigt sein, den Organizer selbst zu erforschen, um herauszufinden, was er kann und wie man es bewerkstelligt. Glücklicherweise wird eine animierte 'Tour' mitgeliefert, die die wichtigsten Funktionen erklärt, und dann ist da auch noch das 92-seitige Handbuch (als PDF). Hinzu kommen zuschaltbare 'Gedankenblasen' mit Hilfetexten, eine sehr wichtige Unterstützung für den Anwender, denn nicht alle Schaltflächen sind auf den ersten Blick selbsterklärend. Oftmals existieren mehrere Möglichkeiten zur Bewältigung einer gegebenen Aufgabe, sei es per Schaltfläche, Menüpunkt oder Rechtsklick in den Hintergrund des Organizers.
Beim Starten kann der Organizer entweder eine leere Datei darbieten oder man stellt ihn so ein, daß er standardmäßig eine spezielle Datei öffnet. Letzteres dürfte im Einbenutzerumfeld die meistgenutzte Einstellung sein. Im Mehrbenutzerbetrieb kann man seine Datei selbstverständlich mit einem Kennwort gegen unbefugte Zugriffe schützen. Ein Vorteil, der aus der Verwendung separater Dateien resultiert, ist die Tatsache, daß man wahlweise unterschiedliche 'Taschenkalender' (und nicht notwendigerweise Ihren persönlichen Organizer) laden kann. Tatsächlich bietet Lotus die Möglichkeit, einen kostenlosen 'Almanach' herunterzuladen. Dieser enthält eine Liste aller Ferientermine der ganzen Welt, den Fodors Restaurant Guide, Zeitzonen, Telefonvorwahlen, Reiseinformationen sowie Telefonnummern von Fluglinien, Hotels und Autovermietungen und vieles mehr!
Ich will versuchen, wenigstens eine kurze Beschreibung zu einigen wichtigen Sektionen des Organizers zu geben. Jedoch ist die größte Stärke des Organizers die Möglichkeit, sein Aussehen fast beliebig den eigenen Wünschen anzupassen, wobei man jede Sektion in das bevorzugte Erscheinungbild aufnehmen oder sie auch weglassen kann. Sie haben die Wahl der Farbe für jede Sektion (sehr nützlich), aber auch, so merkwürdig das auch sein mag, die Möglichkeit, den Hintergrund einer jeder Sektion mit einem von vielen verschiedenen Mustern auszustatten (z. B. Granit, Leder usw.), ein Bild auf den Umschlagseiten (und sogar den Sektionen) einzublenden, oder sogar einen frei wählbaren Text dafür einzugeben wie beispielsweise "Dies ist mein Logbuch. Falls Sie es gefunden haben sollten, geben Sie es bitte im Labor 213 ab." Ich halte das deshalb für merkwürdig, weil man diese Dinge normalerweise nur dann zu Gesicht bekommt, wenn man eine der Umschlagseiten aufschlägt, und sie bei einem "Softwarebuch" eigentlich keine zusätzliche Funktionalität bieten - man fragt sich, warum das irgendjemand wirklich nutzen sollte...
Eine offensichtlich viel nützlichere Eigenschaft ist die Möglichkeit, das sog. 'Durchscheinen' den eigenen Wünschen anzupassen. Damit läßt sich selektiv festlegen, welche Informationen aus anderen, momentan verborgenen Sektionen in das aktuelle Erscheinungsbild eingeblendet werden. So könnte man sich beispielsweise eine Miniaturform der 'To-Do'-Liste in der Kalendersektion anzeigen lassen. Oder auch nicht. Oder möglicherweise möchten Sie Ihre Telefonliste im Kalender sehen (oder umgekehrt). Auf diese Weise erhalten Sie jederzeit genau die Menge an Information, die Sie für wichtig erachten, in einer einzigen gemeinsamen Ansicht.
Der Kalender ist das standardmäßige Erscheinungsbild des Organizers; er wird in einer 2-tägigen Ansicht angezeigt (die man natürlich anpassen kann). Schaltflächen auf der linken Seite dienen zum schnellen Wechsel zwischen Anzeigen für die Arbeitswoche, einer Woche pro Seite und einem ganzen Monat. Ein Klick auf den Reiter Kalender ruft eine Ansicht des laufenden Jahres auf, und ein Klick auf irgendein Datum führt zur Anzeige des betreffenden Tages. Nicht zu schwer zu verstehen.
Weniger offensichtlich ist die Funktion der kleineren Kontrollsymbole. Da wären zunächst einmal die kleinen schwarzen Pfeile am oberen und unteren Rand einer Seite. Mit ihnen kann die Tageszeit hoch- und heruntergeblättert werden, weil man nicht alle 24 Stunden eines Tages auf einmal angezeigt bekommen kann. In der 2-tägigen Ansicht wird der untere Ansichtsbereich für To-Do-Einträge freigehalten, wirklich praktisch. Was man nicht sofort sieht: die Größe dieses Bereichs ist tatsächlich auch noch veränderbar. Jawohl. Blättern Sie doch mal zurück zum Screenshot. Da ist so ein kleiner schwarzer Punkt auf der rechten Seite, genau zwischen den Bereichen, die man auf und ab bewegen kann. Und ja, schauen Sie nochmal genau hin. Sind Ihnen die kleinen schwarzen Punkte in der Nähe der beiden Seitenanfänge aufgefallen? Schauen Sie auf dem Screenshot genau vor 8am. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, den frühesten angezeigten Termin eines jeden Tages anzugeben.
Hat man erst einmal heraus, wie sie funktionieren, sind diese Kontrollsymbole ungemein praktisch. Aber irgendwo existieren gewisse Regeln für das Design von Benutzeroberflächen. Wenn etwas zum Anklicken da ist, dann sollte man das auch erkennen! Es sollte dann auch wie eine Schaltfläche aussehen!
Abgesehen von diesen Eigenarten ist der Umgang mit den Kalenderfunktionen eigentlich recht einfach. Ein Doppelklick auf eine Uhrzeit, und es öffnet sich ein Fenster zum Eintragen eines neuen Termins. Oder man nutzt die Menüleiste. Oder man erhält ein Menü mit einem Rechtsklick. Vorhandene Termine können verschoben und in ihrer Größe verändert werden, wenn man deren Beginn und Dauer anpassen möchte. Alternativ dazu kann man auch auf den Text eines Termins klicken und erhält einen Schieberegler, welchen man anstelle des Termins verschieben etc. kann.
Jeder Termin hat die Funktionen, die man bei diesem Organizer mittlerweile erwarten dürfte: Alarm, verschiedene Wiederholfunktionen und die Möglichkeit, eine Datei mit dem Termineintrag zu verbinden. Eine weitere Funktion, die nicht jeder Organizer aufweist, ist die Möglichkeit, Termine vorzumerken. Zunächst erscheint das nicht allzu nützlich, wird aber im Zusammenhang mit der Funktion Finde freie Zeit sehr hilfreich. Man wundert sich, warum andere bekannte PIMs diese Möglichkeit nicht bieten - warum soll man sowas manuell machen, wenn der Computer das viel schneller und besser bewerkstelligen kann? Desweiteren kann man seine Termine in die verschiedensten Kategorien einordnen (z. B. Persönlich, Reisen, Sitzung etc.), und ein kleines Symbol hierzu wird im Kalender angezeigt. Ein Termin kann dabei beliebig vielen Kategorien zugeordnet werden - nicht nur einer. Zusätzlich zu der Möglichkeit, Dateien mit Terminen zu verbinden, ist der Organizer in der Lage, jede beliebige Information mit jeder anderen zu verknüpfen. So könnte man beispielsweise eine Kontaktadresse mit einer Sitzung, einem To-Do- oder einem Telefonbucheintrag (oder mit was immer man sich wünscht) verbinden.
Ein kleiner Vorteil (oder je nach den Vorlieben des Benutzers auch ein großer) besteht auch darin, daß der Organizer der einzige PIM ist, in welchem man den Tag, mit dem eine Woche anfangen soll, festlegen kann. Bei StarOffice beginnt eine Woche am Montag (was ich nachvollziehen kann), bei allen anderen am Sonntag. Offensichtlich bin ich nicht der einzige, der findet, daß eine Woche mit einem Montag beginnen sollte, denn wie mir zu Ohren kam, wird man bei der nächsten Version von Relish die Wahl zwischen Sonntag und Montag haben. (Inzwischen warte ich immer noch darauf, daß ein 'papierloser' Organizer mit dem Mondkalender klarkommt.)
Die Liste der Aktivitäten ist eine nette, funktionelle... na ja, Liste für Aktivitäten (engl.: To-Do-List). Man hat hier tatsächlich die Wahl, ob man Einträge priorisieren oder kategorisieren oder nichts dergleichen machen will. Wirklich gut ist die Tatsache, daß man den Organizer veranlassen kann, die Einträge nach Priorität, Status, Beginn, Fälligkeitsdatum und/oder Kategorie zu sortieren, wobei durch die Auswahl weitere Reiter am Rand erzeugt werden - damit hat man die gewünschten Ansichten jederzeit hübsch im Überblick. So wird durch eine Sortierung nach Prioritäten ein Reiter für jede Priorität generiert, unter welchem man dann eine Liste der jeweils passenden Einträge findet (die Prioritätsebenen sind standardmäßig in 1,2,3 oder keine gegliedert, man kann dies aber auf A,B,C oder 'Hoch, Mittel, Niedrig' umstellen).
To-Do-Einträge können nach den Kriterien erledigt, überfällig etc. farblich kodiert werden (und die Farben lassen sich anpassen). Erledigte Einträge lassen sich abhaken, können dabei aber in der Liste verbleiben, damit man das Erledigte noch einsehen kann (sie können jedoch wahlweise auch gelöscht werden). Alles in allem ist die Funktionalität der To-Do-Liste sehr umfassend, und ich schätze, daß hier kaum Wünsche offenbleiben. Und genau wie man es mittlerweile von diesem Organizer erwarten dürfte, können die verschiedenen Präferenzen und Einstellungen über Schaltflächen, die Menüleiste oder Rechtsklick direkt erreicht werden.
Welcher PIM wäre vollständig ohne ein Adreßbuch? Sicher nicht der Organizer! Wie der Rest der Organizeranwendungen ist das Adreßbuch genau so organisiert, wie man das mit einem aus Papier machen würde (mit einem separaten Tabulator für jeden Buchstaben des Alphabets).
Genau wie in anderen Sektionen des Organizers kann man sich auch seine Adressen nach vielen unterschiedlichen Kriterien sortieren lassen - z. B. nach Namen. Tatsächlich ist eine Sortierung nach fast jedem vorhandenen Feld möglich, einschließlich E-Mail oder Telefonnummer! Wirklich interessant ist die Möglichkeit, Adreßeinträge auch noch zu kategorisieren (ja wirklich, man könnte eine Person in die Kategorie 'Idee' oder 'Urlaub' einordnen, aber das verfolgen wir jetzt nicht weiter...).
Ansonsten sind die Adressen wie allgemein üblich nach Nachnamen sortiert, und jeder Eintrag bietet einen Reiter für private und geschäftliche Informationen. Dahinter verbergen sich jedoch nicht einfach zusätzliche standardisierte Seiten, vielmehr enthält die Seite hinter dem geschäftlich-Reiter nur Felder, die in diesem Fall auch sinnvoll sind wie z. B. Tätigkeitsbezeichnung, Firmenname, ja sogar den Namen des Assistenten, während die Seite für die privaten Angaben solche Angaben nicht enthält, stattdessen aber Felder für Informationen wie Geburtsdatum, Name der/des Gattin/Gatten und Namen der Kinder. Es überrascht uns kaum noch, daß dies lediglich die Standardeinstellungen sind, denn man kann die Bezeichnung eines jeden Feldes nach Belieben anpassen. Die Länge mancher Felder ist allerdings nicht veränderbar, sodaß es unwahrscheinlich ist, daß man zu weit vom Standard abweichen würde. (Beispielsweise könnte man zwar durchaus die Felder Straßenname und Faxnummer namentlich vertauschen, hätte dann aber zu viel Platz für eine Faxnummer und zu wenig für die Adreßangabe.)
Während man zwar nicht die Möglichkeit hat, sich ein Miniaturbild zur jeweiligen Person anzeigen zu lassen ;-), erhält man stattdessen jedoch ein anderes Bonbon, nämlich die Funktion, sich eine Adresse direkt auf einen Briefumschlag drucken zu lassen, wozu eine ganze Reihe anpaßbarer Adreßformate angeboten werden. Ich persönlich finde diese Funktion zwar nicht unbedingt sooo hilfreich, kann mir aber vorstellen, daß eine ganze Menge von Heim- und Geschäftsanwendern das ganze sehr nützlich finden dürften.
Der Planer ist ein recht nützliches Hilfsmittel, um den Überblick über alle Einträge zu wahren.
Nun muß man nur noch sein "Projekt" anklicken und auf dem Kalender plazieren bzw. verschieben, um die Einträge zeitlich voneinander abzugrenzen. Ein wirklich einfaches Konzept, aber bei der Planung umfangreicher Projekte ungemein nützlich, und dazu eine Funktion, die keiner der anderen PIMs aufzuweisen scheint. Es wäre nett gewesen, wenn man nun noch beliebige Ressourcen (nicht nur Zeit) mit einem Eintrag assoziieren könnte, aber ich schätze, das wäre denn doch eher eine Aufgabe für ein vollwertiges Projektplanungstool.
Der Notizblock ist ebenfalls recht nützlich und erinnert sehr an den von IBM Works, gut geeignet, um mal eben etwas unter Verschiedenes einzugeben. Dabei bietet er ein schönes Inhaltsverzeichnis, so daß man an die vielfältigen Informationen recht bequem herankommt.
Wie Sie sehen können geht der Organizer ein paar Schritte weiter als IBM Works. Die Farbe eines jeden Eintrags (dessen Überschrift im Inhaltsverzeichnis angezeigt wird) kann fast beliebig festgelegt werden. Zusätzlich kann der Zeichensatz eines jeden Einzelzeichens geändert werden, und man kann sogar Grafiken ablegen. Über die spezielle Smartbar kann die Ausrichtung des Textes bestimmt werden. Im obigen Bild ist zu erkennen, daß das Blatt auf der rechten Seite einen Text, eine Datentabelle aus 1-2-3 und auch noch ein Diagramm enthält. Das ist schon ein toller Notizblock! (Und wieder muß man feststellen, daß ein echter Notizblock auch genau so funktionieren sollte, richtig? Zu schade, daß Outlook sowas nicht kann. :-) )
Die verbleibenden zwei Sektionen sind die für Anrufe und Jahrestage. Die Sektion Anrufe soll dabei behilflich sein, Gesprächsnotizen Ihrer Telefonate festzuhalten. Sie ähnelt dem Adreßbuch, ist aber speziell für die bei Telefonaten wichtigen Informationen (Gesprächspartner, Gesprächsdauer) ausgelegt. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber das klingt nach einer Funktion, die ein Heimanwender kaum anfassen dürfte (es sei denn, Sie überwachen möglicherweise Ihre Ferngespräche auf diese Weise).
Wozu der Organizer eine spezielle Sektion für "Jahrestage" enthält, leuchtet mir nicht so ganz ein, jedenfalls soll man damit den Überblick über sich wiederholende Termine wie Geburtstage und Jubiläen behalten.
He, trotz seiner ganzen wundervollen Einrichtungen (und während des Rezensionsprozesses habe ich ihn mehr und mehr liebgewonnen) kommt der Organizer nicht ohne seinen Anteil an Reklamationen von mir weg! Falls jemand von Lotus dies lesen sollte, nehme er es bitte als konstruktive Kritik.
Um mit irgendetwas zu beginnen: er ist ein ganz schönes Schwergewicht, was den Verbrauch von Rechnerressourcen angeht. Ein schneller Test mit Theseus ergab, daß der Organizer fast 19 MB Speicher anfordert und etwa 9 MB im Ruhezustand benötigt. Während ExCal für mich (aufgrund seines recht einzigartigen Designs) nicht so einfach nachzumessen war, forderte der Rest der PIMs, ausgenommen (natürlich) StarOffice, gerade mal 4 MB an und benutzte nur ca. 1 MB. Um den Organizer auch nur installieren zu können benötigt man Warp 4 + FP 6. Das ist, wohlgemerkt, nichts im Vergleich zu dem, was Outlook verbraucht, aber unglücklicherweise steht der Organizer damit im Vergleich zu echten OS/2-Anwendungen ziemlich pausbäckig da. Diese "träge Masse" führt dann im Endeffekt zur zweitlängsten Startdauer aller PIMs (nur StarOffice verliert mal wieder das Rennen). Sieht man mal von der Tatsache ab, daß der Organizer wie ein Buch aussieht, dann hindert einen die Benutzerschnittstelle auf der anderen Seite wenigstens nicht daran, die anstehenden Aufgaben auch erledigt zu bekommen. An einigen Stellen, wie bereits im Text erwähnt, muß man feststellen, daß etliche Knöpfe und Schaltflächen sicherlich wesentlich aussagekräftiger gestaltet werden sollten. Die Anpassungsfähigkeit des Organizers ist sicherlich nicht schlecht, läßt aber das rechte "OS/2-Gefühl" vermissen, weil hier nicht mit Drag and Drop gearbeitet werden kann. Nu ja, es ist wahr: Die Verwendung einer gemeinsamen Codebasis mit der WinXX-Version hat Vor- und Nachteile.
Der Organizer hat auch seinen Anteil an fehlenden Möglichkeiten. Eine Sache, die ich wirklich vermisse, ist ein kompakter Prozeß zur Überwachung eingebener Termine und Vorhaben, und zwar ohne das komplette Programm laufen lassen zu müssen. Wohlgemerkt, Outlook hat eine solche Einrichtung auch nicht, aber wir stellen hier keine Vergleiche mit Windows-Software an! Ein anderes befremdliches Defizit des Organizers ist die sog. "Teammail"-Funktion, welche, so wie es aussieht, E-Mail-Funktionalität bieten soll. Es ist alles vorhanden, aber es funktioniert nicht. Die Funktion ist dokumentiert, es wird aber nicht erwähnt, warum sie nicht läuft (oder ob sie überhaupt laufen sollte) oder ob dafür Lotus Notes oder sonstwas benötigt wird. Hier wäre mehr Dokumentation dringend vonnöten, ansonsten sollte man die dazugehörigen Knöpfe und Schaltflächen eben entfernen, wenn die Funktion nicht implementiert ist! (Für mich ist das kein großer Verlust. Wenn es bei Programmen auf sauberen Datenaustausch ankommt, dann glaube ich eher an die Spezialisten statt an die Allroundgenies.)
Der Organizer ist ein voll ausgebauter PIM, welcher auf geschäftliche Anwender abzuzielen scheint. Wenn Sie diesen Funktionsreichtum nicht wirklich benötigen, dann sollten Sie es sich zweimal überlegen, bevor Sie sich Lotus Smartsuite nur wegen des PIMs anschaffen. Andererseits ist die Smartsuite an sich ihr Geld wert, falls sie eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation, eine Datenbank oder einen Präsentationsgenerator benötigen.
Wenn PIMs Städte wären, dann wäre IBM Works so etwas wie Calgary, während der Organizer eher einen Tokio-Eindruck hinterläßt! Das kann eine gute oder eine schlechte Sache sein, es kommt ganz darauf an, wer Sie sind. Im Organizer laufen soviele Sachen ab, daß man am Anfang ziemlich überwältigt ist. Wenn Sie das Handbuch nicht sehr sorgfältig studieren, dann dürften Sie noch in einem Jahr Funktionen entdecken, die Ihnen bisher unbekannt waren. Eine Möglichkeit, sich dieses Problems zu entledigen, ist die Lebensweise von Großstadtbewohnern: Setzen Sie Ihre Sonnenbrille auf, konzentrieren Sie sich auf Ihr Vorhaben und lassen Sie sich nicht durch Überflüssiges ablenken, denn der Organizer wird Sie sicher nicht davon abhalten, Ihr Ziel zu erreichen.
Dieser Lotus Organizer ist keine Krücke, sondern mit Features vollgepackt (allein schon der Almanach ist ein netter Bonus!), und bei jedem dieser Features gibt es offenbar drei verschiedene Aufrufmöglichkeiten! Sollten Sie also einige dieser ganz speziellen Einrichtungen benötigen, dann wäre die Anschaffung, insbesondere im geschäftlichen Umfeld, leicht zu rechtfertigen.
Quellenverzeichnis:
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