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Thomas Klein war lange Jahre als selbständiger IT-Berater tätig und ist seit kurzem Mitarbeiter von Sapient und dort für Software-Qualitätssicherung zuständig. Thomas war einer der aktiven Organisatoren der letztjährigen Warpstock Europe in Köln.

Die 2006er Auflage von Warpstock Europe ist nun seit zwei Monaten vorüber. Ein guter Zeitpunkt, um nochmals zurückzublicken, nun da ein wenig Zeit vergangen ist und die Feiertage hinter uns liegen.

In der Schlußsitzung der letztjährigen Benutzerkonferenz in Köln hatte ich versprochen (und das auch noch öffentlich…) einen Bericht darüber zu geben, was hinter den Kulissen nötig war, um die Veranstaltung zu organisieren, damit sich auch andere davon ein Bild machen können. Dies geschieht in der Absicht, dass es hoffentlich andere dazu ermutigen wird, zukünftige Treffen zu organisieren und – wovon wir alle profitieren würden – dass es langfristig mehr OS/2- und eCS-bezogene Veranstaltungen geben wird. Nach wie vor ist das generelle Fazit aber:

Feedback

Bevor wir zur trockenen Materie kommen, möchte ich kurz über das bisherige Feedback sprechen:
Die Redner waren mit der guten Organisation zufrieden, einige sogar (im positiven Sinne) überwältigt von der Reaktion der Anwender – obwohl das nun wieder nicht wirklich ein Verdienst der Organisatoren ist. Einige Entwickler meinten sogar, dass es ihnen einen enormen Motivationsschub gegeben habe, mit Anwendern persönlich zusammen zu kommen und zu reden. Außerdem sind mir keine Fälle bekannt, bei denen Entwickler von Anwendern beschimpft, geschlagen oder getötet wurden. Wenn Sie also Entwickler sind, sollten Sie 'mal überlegen, bei der nächsten Messe vorbei zu schauen, um sich Ihre Streicheleinheiten abzuholen – sei es als Redner oder einfach nur mit einem Platz im Ausstellerbereich.

Viele Besucher haben uns für die gute Organisation und das »Drumherum« gedankt. Es scheint, dass viele es begrüßt haben, direkt am Veranstaltungsort übernachten zu können. Trotzdem (a propos »gute Organisation«) liegt es mir am Herzen, mich hier nochmals für die langen Schlangen an der Registrierung vom Freitag Morgen zu entschuldigen. Wir hatten schlicht die Zahl an Personen unterschätzt, die sich bereits am ersten Tag (und dann direkt für die komplette Veranstaltung) einschreiben wollten. Entsprechend wenige »neue« Anmeldungen hatten wir dann am Samstag und Sonntag. Dazu sage ich nur Lektion gelernt.

Was den Veranstaltungsort - die Jugendherberge in Köln-Riehl - betrifft, so hatten Roland und ich ein abschließendes Gespräch mit dem Leiter der JH in dessen Büro, gleich am Montag noch nach der Veranstaltung. Man war – so die einhellige Aussage – mehr als zufrieden mit unserer Anwesenheit und Arbeit. Es gab nicht den geringsten Grund zur Klage, sei es wegen Technik, Menschenmassen, Lärm, Betriebszeiten, Alkohol- oder Zigarettenkonsum, so dass man unsere Veranstaltung dort sehr gerne wieder sehen möchte. Uff – das tat nun wirklich gut!
Nach eventuellen Klagen unsererseits gefragt, brachten wir nochmals das Thema mit der suboptimalen Kommunikation bezüglich der Mahlzeiten sowie das der etwas unglücklichen Abwicklung der Zimmerreservierungen ins Gespräch… und mussten (was letzteres betraf) zu unserem Erstaunen hören, dass man bereits im Vorfeld spezielle Arrangements hätte vereinbaren können, die uns ein eigenes Kontingent an Mehrbetträumen ermöglicht hätte. Das hätten wir dann völlig eigenverantwortlich verwalten können, was Reservierung etc. angeht – auch ein kompletter Flur/Trakt oder Stockwerk wäre möglich gewesen. Na prima – das hatte uns auch niemand gesagt. Und wieder Lektion gelernt: Immer direkt nach dem Chef verlangen. ;-)

Persönlicher Eindruck

Was mir von den Warpstock-Europe-Veranstaltungen am nachhaltigsten in Erinnerung bleibt (ob ich nun Organisator oder regulärer Besucher bin), ist das gemeinsame Erlebnis, das Gemeinschaftsgefühl, dass sich jedes mal auf's Neue fast sofort ergibt. In den späten Abendstunden konnte ich überall kleine Grüppchen von Leuten sehen, die gemeinsam vor Notebooks hockten und… na ja, »irgendwas« machten. Ich kann zwar nicht behaupten, dass ich irgendeine Ahnung davon habe, was genau da vorging, aber ich bin mir ziemlich sicher, dass wir in naher Zukunft neue Programme, neue Features oder Fehlerbehebungen sehen werden, die in diesen »Kölner Nächten« das Licht der Welt erblickten.
Und das ist nur ein weiterer Punkt auf der Liste, warum Warpstock Europe so wichtig für uns alle ist – egal, ob wir eCS oder MCP verwenden, uns auf Voyager freuen oder davor ängstigen, Mensys und/oder BMT Micro lieben oder hassen. Was unter'm Strich bleibt, ist die Tatsache, dass wir so sind, wie wir sind – und das Beste daraus machen sollten.

Gut, jetzt wische ich mir nur noch schnell die Tränen aus dem Augenwinkel (seufz) und dann fangen wir an.

Wie alles begann

Für alle, die die Geschichte noch nicht kennen: Im März 2005 schlich ich durch Köln, um mögliche Austragungsorte für die 2005er-Veranstaltung zu finden. Als ich endlich auf die Idee mit der Jugenherberge kam (das war im April), teilte man mir dort mit, dass ich leider etwas spät dran wäre und es bereits keine freien Räume mehr für den anvisierten Zeitraum gab (oder zumindest bei weitem nicht mehr genügend freie Räume). Ich gab das Zepter des Veranstalters-vom-Dienst also zurück an Roderick Klein, der mir vorher bereits gesagt hatte, dass Robert Henschel auch einen möglichen Veranstaltungsort hätte – in Dresden. Tja, wie Sie wahrscheinlich alle wissen, fand die WSE in 2005 dann auch in Dresden statt. Lektion gelernt – ich schwor mir, beim nächsten mal garantiert der Erste zu ein.
Für 2006 ging ich dann auch bereits im Januar auf die Suche und begann direkt in der Jugendherberge. Ha! Diesmal war ich früh genug dran und reservierte unverzüglich sämtliche Räume. Glücklicherweise hatte man auch in der Zwischenzeit von einer ISDN-Leitung auf einen DSL-Anschluß mit Netzwerk umgestellt, inklusive verkabelter Vortragsräume.

Veranstaltungsort

Was macht einen guten Veranstaltungsort aus? Räume.
Bedenken Sie, dass Sie mindestens zwei Räume benötigen, damit Sie Besuchern eine Auswahl bzw. Alternative bei den Vorträgen bieten können. Machen Sie sich keine Sorgen bezüglich Rednern oder Themen – das sollte Ihnen zu diesem Zeitpunkt erst einmal egal sein. Ferner benötigen Sie noch mindestens einen Raum für die Unterbringung der Aussteller, Entwickler und Benutzergruppen. In Köln hatten wir 3 Vortragsräume am Freitag und sogar 4 für Samstag und Sonntag. Wenn sich darüber hinaus kein Platz für die Registrierung anbietet (die einen erhöhten Platzbedarf für Geräte, Stühle, Tische und weiteren Stauraum benötigt) sollten Sie dafür einen weiteren Raum auf die Liste setzen.

Stellen Sie sich auf mehr als einen vor-Ort-Termin zur Besichtigung ein: In Abhängigkeit von der Größe der Firma oder Institution, die den Ausstellungsort betreibt, werden Sie es mit mehr als nur einem Ansprechpartner zu tun haben. Sollten alle Beteiligten erstaunlicherweise gleichzeitig verfügbar sein, wird es Ihnen dennoch leider oft so ergehen, dass der eine nicht weiß, was der andere macht. Rechnen Sie mit dem Schlimmsten. Treffen Sie die Vorbereitungen rechtzeitig: Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise um 8:00 Uhr morgens beginnt, dann reicht es definitiv nicht, wenn das erste Mitglied des Veranstaltungskomittees um 7:00 Uhr eintrifft (zumindest nicht, wenn der Veranstaltungsort jemand anderem »gehört«). Im beschriebenen Beispiel sollten Sie also schon Donnerstag Nachmittag bzw. Abend vor Ort sein. Falls Sie dies tun (bereits einen Tag vor Veranstaltungsbeginn alles vorbereiten) sollten Sie sicherstellen, dass der Betreiber/Eigentümer Ihnen das auch gestattet.

Webseite und Kommunikation

Um die Welt auf Ihre Veranstaltung hinzuweisen, gibt es zwei (parallele) Wege: Die einschlägigen Nachrichtendienste (Diskussionsforen, Newsletter, Webseiten) und natürlich Ihre Veranstaltungs-Web-Seite. Fangen Sie am besten damit an, Ihre Veranstaltungswebseite zu gestalten und fügen Sie zuerst die wichtigste Informationen ein: Wo und Wann.
Danach verwenden Sie die oben benannten Dienste für entsprechende Ankündigungen – also bspw. VOICE, os2world, os2news.com, ecs.ru, commtalk.de, os2ecs.org oder auch die Usenet-Foren (comp.os.os2.*). Eigentlich brauchen Sie hier nur sicherzustellen, dass Sie mindestens zwei der größeren Dienste auf Ihrer Liste haben und für entsprechende Weiterleitung der Information sorgen. Zählen Sie nicht darauf, welchen Stellenwert die Ankündigung für Sie hat, um für eine Verbreitung zu sorgen – sagen Sie Bescheid! Eine weitere gute Idee ist es darüber hinaus, einen speziellen Mailverteiler für Nachrichten einzurichten, den interessierte Anwender abonnieren können (etwas, das wir für Köln aus den Augen verloren hatten) oder das Bildschirmschonermodul (von Robert Henschel) entsprechend einzurichten. Sollten Sie irgendeinen Kontakt zur Presse haben, dann nutzen Sie ihn, nutzen Sie ihn, nutzen Sie ihn! Ich hätte es mir gewünscht, etwas über die Kölner Veranstaltung in den Medien zu sehen, aber ohne einen persönlichen Kontakt ist das ziemlich schwierig.

Redner, Vorträge und Zeitplan

Manche Redner werden sich unaufgefordert melden; dies sind allerdings nur wenige. Nachdem Sie einen entsprechenden Aufruf (z.B. über VOICE, os2world.com, os2news.com etc.) abgesetzt haben, werden sich einige weitere melden. Die meiste Aussicht auf Erfolg jedoch hat eine persönliche Anfrage via E-Mail oder, noch besser, Telefon.
Machen Sie sich möglichst früh Gedanken darüber, was Sie als Vortrag haben möchten oder wer als Redner in Frage kommt. Sie können auch einen Wunschzettel der Themen auf Ihrer Veranstaltungs-Web-Seite veröffentlichen – erstaunlicherweise sind nämlich viele Leute in der Lage, über mehr als nur ein Thema zu reden, nur sind sie oft der Meinung, es sei nicht interessant genug. Durch eine solchen Wunschzettel lässt sich vielleicht der eine oder andere motivieren.

Der grundsätzliche Knackpunkt beim Thema Redner ist die Zeit: Einerseits brauchen Redner Zeit um sich vorzubereiten, zu planen, recherchieren oder schlichtweg nachzudenken. Da liegt es doch nahe, möglichst früh an die Tür zu klopfen, richtig? Wenn Sie andererseits bei potentiellen Rednern mehr als vier Monate im Voraus nachfragen, werden Sie feststellen, dass die meisten noch gar keine Ahnung haben, ob sie überhaupt teilnehmen werden (können)… aber wie dem auch sei: Kontaktieren Sie die Redner ruhig so früh wie möglich, mindestens jedoch zwei Monate vor dem Start Ihrer Veranstaltung. Redner, die sich mit einem Thema vom Wunschzettel befassen (und womöglich bei Null anfangen), sollten Sie sogar noch einen Monat früher ansprechen. Wenn einer der Redner Bedenkzeit braucht, gut, das kann man gelten lassen – vergessen Sie aber bloß nicht nachzuhaken (so oft wie nötig)!

Sobald die ersten Zusagen in Ihrer Mailbox eintreffen, sollten Sie sich so früh wie möglich Gedanken über den Vortragsplan machen! Wichtig zu wissen ist nämlich, dass viele Besucher mit einer Entscheidung teilzunehmen so lange warten, bis Sie wissen, an welchen Tagen bestimmte Vorträge stattfinden. Ebenfalls sollten Sie sich um eine frühzeitige Einteilung der Vorträge in Kategorien kümmern, um die Planung zu erleichtern. Die wichtigsten Aspekte eines Vortrags hinsichtlich der Planung sind:

• Wie publikumswirksam ist der Vortrag?
  Daraus ergibt sich zwangsläufig die benötigte Raumgröße (bzw. Sitzplatzkapazität).
• Kollidiert das Thema des Vortrags evtl. mit einem anderen gleichzeitig stattfindenden Vortrag?
  Beispiel: Ein Vortrag zu »Typo3 setup unter eCS« und parallel ein Vortrag »Umgang mit Typo3«.
• Immer daran denken, dass ein Vortrag möglichst an einem weiteren Tag wiederholt werden sollte
  …damit Ihre Besucher bessere Auswahl- oder Kombinationsmöglichkeiten haben und einem verpassten Vortrag an einem zweiten Termin beiwohnen können.
• Stellen Sie sicher, dass Redner sich gegenseitig ausschließen.
  Ein Redner sollte nach Möglichkeit nicht gleichzeitig in zwei verschiedenen Vorträgen antreten müssen. Lachen Sie nicht – das passiert schneller als man denkt, wenn man länger als 5 Minuten am Stück über dem Plan sitzt. Der Wald und die Bäume… na ja, Sie wissen schon… ;-)
• Zu guter Letzt: Versuchen Sie es zu vermeiden, dass ein Redner immer gegen die selben »Konkurrenzvorträge« oder zu den selben Zeiten an unterschiedlichen Tagen antreten muss.

Infrastruktur

Ein Internetzugang ist schon einmal eine gute Idee. :-) Aber keine Panik: Die meisten Redner sind theoretisch in der Lage, ihre Vorträge auch »offline« zu halten, da es sich normalerweise entweder um vorbereitete Präsentationen oder interaktive Demonstrationen eines Programms handelt, dass bereits auf dem Rechner der Redners installiert ist. Da wir aber irgendwo alle Computerjungs (und -mädels) sind, können wir nur schlecht ohne E-Mail leben. Denken Sie also daran, dass zumindest irgendwo eine Möglichkeit besteht, ins Internet zu kommen. Sie brauchen nicht sofort ein Internet-Cafe zu organisieren, aber je mehr Sie anbieten können – um so besser. Die Räumlichkeiten müssen auch nicht unbedingt verkabelt sein, wenn Sie ein drahtloses Netzwerk einrichten können (bzw. dürfen). Hier müssen Sie aber auch daran denken, dass noch nicht jeder von uns über eine (funktionierende) Funknetzwerkkarte verfügt.

Viel wichtiger als Netzwerk: Strom!
Wer hätte es gedacht – all die Notebooks, Desktops und Monitore (sowie Handy-Ladegeräte <g>) benötigen Strom um zu arbeiten. Vortragsräume fallen hierbei zwar nicht so ins Gewicht, aber im Ausstellerbereich werden Sie bereits nach kurzer Zeit sehr viele Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen entdecken. Manche Sicherung macht dann schlapp. Manchmal auch benötigt man dort Strom, wo dummerweise gerade keine Steckdose ist (z.B. an der Registrierung). Da bekommen so triviale Sachen wie ein Verlängerungskabel plötzlich einen ganz anderen Stellenwert…

Hardware

Ihre Registrierung kann durchaus ohne Computer leben – warum nicht? Das hängt einzig und allein davon ab, was Sie Ihren Besuchern bieten möchten. In Köln beispielsweise wollten wir schöne Eintrittskarten verwenden ohne unsere krakeligen Handschriften darauf… daher hatten wir einen Drucker vor Ort. Während einer Veranstaltung ist es sehr wahrscheinlich, dass sich plötzlich Änderungen ergeben: Man kann einfach nicht alles 100%ig im Voraus erledigen – umso weniger, je näher die Veranstaltung rückt. Daher ist ein Drucker nicht die schlechteste Idee. Wenn Sie einen mitnehmen, sorgen Sie besser auch gleich für ausreichend Papier und prüfen den Toner- bzw. Tintenfüllstand. Der Rechner, an welchem der Drucker betrieben wird, sollte die über passenden Treiber verfügen. Machen Sie einen Testlauf, wenn möglich. Wenn Ihre Registrierung zur Abwicklung eine bestimmte Software benötigt, bringen Sie diese auf einem Backupmedium oder einem Ersatzgerät mit.

Videoprojektoren? Gute Idee: Bringen Sie welche mit, wenn der Veranstaltungsort diese nicht anbieten kann. Sollten Sie aus einem unerfindlichen Grund nicht so viele Beamer besitzen, dass Sie alle Vortragsräume damit bestücken können <g> sollten Sie überlegen, wo Sie die benötigten Geräte auftreiben können – und dabei im Hinterkopf behalten, dass so etwas meistens nicht kostenlos ist. Ferner ist ein Ersatznotebook oder Ersatzrechner hilfreich: Hin und wieder steht ein Redner plötzlich ohne funktionierenden Rechner da – entweder, weil der Transport seinem Gerät nicht bekommen ist oder weil der Vortrag lediglich auf einem Speichermedium mitgebracht wurde (und man vergessen hatte, dies mitzuteilen). Bringen Sie also sicherheitshalber einen Notfall-PC für diese Gelegenheiten mit (am besten mit einer lauffähigen Installation von OS/2 oder eCS darauf). In diesem Zusammenhang ist auch eine spezielle Web-Seite mit Informationen für Redner von Vorteil (hatten wir für Köln leider nicht), auf der nochmals klargestellt wird, dass die Redner eigene Geräte mitzubringen oder andernfalls die Bereitstellung eines Vortragsrechners früh genug anzufordern haben.

Noch etwas zu Büroartikeln: Ohne Schere, Klebeband und Stift läuft die Veranstaltung nicht! :-) Zumindest kommt man sich damit »vorbereitet« vor. Ein dicker Schreiber a la Edding und ein paar Blätter Papier sollten auch nicht fehlen.

Personal (das Team, die Helfer)

Pauschal lässt sich das nur schwer beantworten. Wenn ich hier des öfteren »Registrierung« sage, sollten wir dabei nicht vergessen, dass prinzipiell den ganzen Tag über Besucher eintreffen können und dass man sich neben dem Ticketkauf auch um die Beantwortung allgemeiner Fragen zu kümmern hat oder die Besucher während der Pausenzeiten auch einfach etwas zum Schwatzen vorbeischauen. Der korrekte Begriff wäre daher eher »Warpstock-Europe-Büro«. Auf dieser Tatsache aufbauend sollte Ihnen jetzt klar sein, dass eine einzelne Person bei weitem nicht ausreicht! Sie brauchen hier mindestens zwei Personen gleichzeitig: Eine, um die Registrierung konstant besetzt zu halten, und eine, die durch die Gegend rennt und Leute oder Sachen sucht (kein Scherz). Außerdem werden die Helfer höchstwahrscheinlich auch gerne den einen oder anderen Vortrag besuchen wollen, um die Veranstaltung genießen zu können. Sie brauchen also mehr als eine Schicht, besser sogar mehr als zwei. Dann planen Sie noch personelle Verstärkung für den Notfall ein – wenn also einer Ihrer Helfer kurzfristig krankheitsbedingt ausfällt.

Je nach Anzahl der Vortragsräume kann es sich anbieten, so genannte »Raumpaten« abzustellen, die sich um Netzwerkanschluß und Projektoren kümmern, da manche Redner Ihre Geräte vielleicht vorher noch nie an so etwas angeschlossen hatten. Oder einfach nur, um die Räume während der Pausen zu beaufsichtigen oder abzuschließen. In Abhängigkeit von der Entfernung der einzelnen Räume untereinander kann es auch angebracht sein, mehr als einen Raumpaten einzuplanen – für den Fall, dass im Veranstaltungsgebäude keine Rollschuhe erlaubt sind. ;-)

Auf jeden Fall brauchen Sie einen (maximal zwei) Ansprechpartner, die dem Betreiber des Veranstaltungsorts bekannt sind: Ein persönlicher, bereits vorher etablierter Kontakt zahlt sich wirklich aus und viele Sachen lassen sich so schnell und unbürokratisch erledigen. In Köln war das (neben mir) Roland, der unter anderem auch für die komplette Organisation der Helfer zuständig war, die aus mehreren der lokalen deutschen OS/2-Vereine stammten.

Sicherheit

Abgesehen davon, dass Sie sich selbstverständlich an die Sicherheitsrichtlinien des Austragungsorts halten sollten, sind die beiden folgenden Aspekte von Wichtigkeit:

• Vermeiden Sie Unfälle.

  Stellen Sie sicher, dass niemand über ein Kabel stolpern kann. In Bereichen mit Durchgangsverkehr haben Kabel (wie Netzwerk- oder Stromkabel) nichts verloren – wenn sie sich aus technischen Gründen nicht vermeiden lassen, sichern Sie sie mit speziellen Klebebändern oder geeigneten Befestigungen.

  Wenn es sich bei Ihnen als Ausrichter um einen Verein, eine Firma oder eine offiziell verantwortliche Person handelt, sollten Sie über den Abschluß einer speziellen »Veranstaltungshaftpflicht«-Versicherung nachdenken. Diese Versicherungen sind übrigens bei bestimmten Veranstaltungen vorgeschrieben, die sich in öffentlichen Bereichen abspielen (z.B. Radrennen oder Wochenmärkte). Wenden Sie sich an einen Versicherungsmakler oder den Vertreter Ihres Vertrauens für weitere Informationen. Vorher allerdings ein Hinweis: Grundsätzlich kommen alle Besucher und Redner einer WSE-Veranstaltung als Privatpersonen, sprich: »Auf eigenes Risiko«. Sollte jemand während der Veranstaltung durch Ihre persönliche Schuld zu Schaden kommen (Sie stoßen z.B. beim Umräumen an einen Tisch und ein heißer Kaffee ergießt sich in den Schoß eines Besuchers) dann springt im Normalfall Ihre private Haftpflichtversicherung für den entstandenen Schaden ein – wenn Sie eine solche besitzen. Wenn jemand auf dem nassen, frisch gereinigten Fußboden ausrutscht, liegt das in der Verantwortung des Betreibers des Austragungsorts.
  Natürlich können Sie auch alle Besucher Ihrer Veranstaltung einen entsprechenden Haftungsausschluß unterschreiben lassen, um auf der sicheren Seite zu sein, aber vertrauen Sie hier nicht auf meinen pseudojuristischen Sachverstand – im konkreten Fall fragen Sie lieber jemanden, der sich damit auskennt. In Köln jedenfalls hatten wir weder das eine noch das andere – und was geschah? Jan van Wijk hatte einen Unfall am Rheinufer. Obwohl sich das außerhalb des Veranstaltungsorts und quasi auf seine eigene Verantwortung passierte, fühle ich mich immer noch irgendwie verantwortlich dafür (schließlich war es ja »meine Party«). Gott sei Dank waren die Folgen nicht noch schlimmer, als sie es ohnehin schon waren und Jan war in der Lage, den Sanitätern Auskunft zu geben. Andernfalls – wer weiß? Seine Versicherung hätte sich durchaus an uns wenden können mit entsprechenden Konsequenzen…

  Zum Thema Unfälle und meinem Rat, eine Schere mitzunehmen: Es schadet sicher nicht, auch einen Verbandskasten oder zumindest ein paar Pflaster parat zu haben.

• Vermeiden Sie Diebstähle.

  Es wäre eine gute Idee, wenn Sie Personal zur Beaufsichtigung der Räume abstellen könnten und/oder Kensington-Schlösser an Notebooks oder Projektoren anbringen (diese Geräte haben fast alle eine entsprechende Vorrichtung). Für die Kölner WSE hatte ich vorsorglich einige Schlösser bei eBay zu einem günstigen Preis erstanden (ca. 4 Euro pro Stück) und das hatte sich bezahlt gemacht. Am Ende der Veranstaltung haben wir einige Schlösser davon dann auch in die Verlosung gegeben. Bedenken Sie aber, dass ein Kensington-Schloß keinen wirklichen Schutz vor Diebstahl bietet sondern eher eine psychologische Wirkung hat. Ein Dieb wird lieber ein Gerät entwenden, dass nicht gesichert ist, als sich zeitraubender Weise (oder sehr auffällig) mit einem Schloß herumzuplagen. Wenn es jemand aber tatsächlich auf ein bestimmtes Gerät abgesehen hat, wird ihn auch ein Kensington-Schloß nicht daran hindern können, weil er entweder entsprechendes Werkzeug zur Hand hat oder einfach das Risiko eingeht, dass das Gerätegehäuse darunter leidet.

Geld

Da Sie nun (mehr oder weniger) die wichtigsten Rahmenbedingungen kennen, lassen Sie uns über Geld reden. Die Veranstaltung in Köln diente nicht dem Zweck der Gewinnerzielung. Selbst wenn es so gewesen wäre – was hätten wir mit dem Geld anfangen sollen? Es für die nächste Veranstaltung sparen – ohne zu wissen, wer diese durchführt? Wir haben keine offizielle Organisation und es wäre meine persönliche Entscheidung gewesen, ob ich mir mit dem Gewinn nicht vielleicht einfach einen schönen Tag mache.

Bei einer WSE können Sie mit ca. 100 zahlenden Besuchern pro Tag rechnen, was bei einer dreitägigen Veranstaltung also 300 verkauften Eintrittskarten entspricht. Mehr als 75% der Besucher besuchen alle 3 Tage. Das ist das grobe Fazit aus Köln. Allerdings hängt das sehr stark davon ab, wann die Veranstaltung stattfindet (Feiertage? Ferienzeit?) und wo sie stattfindet (wie ist die Verkehrsanbindung mit Bus, Bahn, Auto, Flugzeug). Natürlich spielt es auch eine Rolle, wie preiswert oder teuer es letztlich für die Besucher wird. Günstige Unterkünfte (wie in der Kölner JH) tragen natürlich dazu bei, dass die Besucher länger als einen Tag bleiben. Und Besucher, die nicht in Jugendherbergen übernachten möchten, sind sich dessen für gewöhnlich bewusst und auch bereit, stattdessen ein Hotelzimmer zu bezahlen. ;-)

Der Kartenvorverkauf für Köln erfolgte über den Webshop von Mensys (übrigens kostenlos – nochmals vielen Dank an Joachim und Roderick!) wobei die eigentliche Spitzenzeit der Verkäufe in den letzten 3 Wochen vor Beginn der Veranstaltung war. Die Raummieten (alle Räume, alle Tag) beliefen sich auf exakt 2000 Euro und die Gesamtkosten (inklusive Projektormiete, Internetnutzung etc.) auf 2248 Euro. Das war der Betrag, den die Jugendherberge von uns erhalten hat. Davon hatten wir die Raummieten im Voraus bis September 2006 zu zahlen, der Rest wurde nach Ende der Veranstaltung fällig.
Darüber hinaus hatten wir noch ca. 900 Euro an zusätzlichen Kosten für das Ausleihen weiterer Beamer, Versandkosten bzw. Rückerstattung derselben für Netzwerkausrüstung von Benutzergruppen, Farbdruck für die Rednerurkunden, Herstellung der Schlüsselbänder und Karten, die »Dankeschön«-Tassen für Helfer und Redner und nicht zuletzt noch Sekt und Orangensaft für die Eröffnung am Freitag. Was die Tassen und Schlüsselbänder angeht, muss ich fairerweise erwähnen, dass diese nicht wirklich zu Buche geschlagen haben, da wir diese Sachen durch eine anonyme Spende im Vorfeld bereits bezahlt hatten. Im Prinzip haben unsere Einnahmen also genau die Kosten abgedeckt. Wir hatten keine Standgebühren erhoben (kein Aussteller musste hier etwas zahlen) und sowohl die Redner als auch die Helfer hatten freien Eintritt (nochmals meine Bitte um Verzeihung für die späte Klarstellung mit der Folge, dass einige von Euch am Ende »zu viel gezahlt« haben).

Hinweis für die kommenden Organisatoren: Unsere Vorgehensweise soll keinesfalls die Grundlage für die nächsten Veranstaltungen sein! Wenn 10 Euro Eintritt nicht reichen um die Kosten zu decken, dann nehmt das nicht einfach so hin! Der Eintrittspreis orientiert sich grundsätzlich immer an den Kosten, also nehmt ruhig mehr – andererseits solltet Ihr aber auch sparsam mit den Ausgaben sein. Zu guter Letzt: Versucht bitte nicht, preiswerter als wir zu sein – zu  Eurem eigenen Wohl! :-)

Geld – Fortsetzung

Achten Sie bei der Finanzplanung darauf, dass die Gebühren für gemietete Dinge (wie Räume oder Geräte) gewöhnlich im Voraus fällig sind – noch bevor Sie Einkünfte aus Kartenverkäufen haben! Sie werden also in Vorleistung gehen müssen… dazu hier eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben von WSE2006:

Gemäß obiger Liste haben unsere Einnahmen also genau die Ausgaben gedeckt. Auf den ersten Blick. Was die Liste nicht enthüllt ist die Tatsache, dass das Sponsoring vielmehr dadurch erfolgte, dass es unsere Verluste übernommen hat.
Andererseits kann man aber auch sagen, dass wir, wenn wir auf die zusätzlichen, optionalen Gimmicks wie Schlüsselbänder, Tassen oder Getränke verzichtet hätten, einen Gewinn von 401,90 Euro eingefahren hätten – und das bei einem so geringen Eintrittspreis von nur 10 Euro! Das zeigt, wie sehr sich ein preiswerter Austragungsort am Ende auszahlt! Persönlich bin ich sogar relativ glücklich darüber, dass wir keinen Gewinn erzielt haben: Das hat uns vor der unangenehmen Entscheidung bewahrt, was mit dem Gewinn geschehen soll. Hätten wir es einer bestimmten Organisation oder einem bestimmten Projekt spenden sollen? Welchem? Irgendwer hätte das bestimmt in den falschen Hals bekommen und es hätte Unfrieden stiften können. Außerdem hätte ich es nicht als fair empfunden, von den Besuchern Geld zu kassieren und dieses dann nach eigenem Gutdünken zu verteilen. Hätten wir eine Umfrage starten sollen Wohin mit dem Geld? Ich wünschte nur, wir hätten bei uns einen Warpstock-Europe-Verein (oder eine .org oder Gruppe – was auch immer), die das Geld dann für die nächste oder übernächste Veranstaltung hätte einplanen können… aber mehr dazu später. Wie dem auch sei, diese Überlegungen sind ohnehin nur »brotlose Kunst«, da es keinen Gewinn gab.

Geld (schon wieder)

Einige Besucher benötigen bzw. wünschen Quittungen für das gezahlte Eintrittsgeld. In Köln haben wir das so gehalten, dass ich - wenn immer ich darauf angesprochen wurde - meinen Firmenstempel unter diese Quittungen gesetzt habe. Wenn ein eingetragener Verein als Veranstalter auftritt, kann dieser natürlich in seinem Namen agieren (so wie Roland vom Team Köln/Bonn das für seinen Teil des Quittierens übernommen hatte). Wenn Sie jedoch als Privatperson eine solche Veranstaltung organisieren und in diesem Rahmen Quittungen ausstellen, könnte das zu lustigen Rückfragen durch das Finanzamt führen, wer weiß. Zumindest in Deutschland sind solche Sachen höchst sensibel… und wenn ein eingetragener Verein es hierbei scheinbar »leichter« hat, dann nur, weil man zuvor bereits die bürokratischen Hürden zur Erlangung des e.V. genommen hat.

Geld – das Fazit

Wenn man sich die Kölner WSE anschaut und das Programm, das dort geboten wurde, dann muss ich schon sagen, dass 10 Euro pro Tag ein verdammt guter Preis waren. Da ich als Mitorganisator freien Eintritt hatte, kann mir der Preis ja eigentlich egal gewesen sein ;-), aber dennoch wäre es mir als »normalem« Besucher sogar 20 Euro wert gewesen (obwohl das eigentlich schon zu teuer ist). Ich schätze, dass 15 Euro ein optimal austarierter Preis gewesen wäre, mit dem beide Parteien (Besucher und Ausrichter) hätten leben können. Daher besteht hier noch etwas Spielraum, wenn es um das Geldsammeln für gemeinschaftliche Aktivitäten geht, aber dazu später mehr. Auf der anderen Seite kann es aber auch nie schaden, sich möglichst günstige Eintrittspreise auf die Fahne zu schreiben, wenn keine wirkliche Notwendigkeit der Gewinnerzielung besteht (außer, man möchte damit etwas anschaffen, von dem aktuelle und zukünftige Organisatoren und Besucher profitieren würden).

Verbesserungen

Wir haben bereits einige Verbesserungsvorschläge erhalten und natürlich haben wir uns während und nach der Veranstaltung auch schon überlegt, was man hätte besser oder anders machen können (oder müssen). Und obwohl Roland und ich relativ frühzeitig wussten, dass die nächste WSE auf unsere leitende Mithilfe wird verzichten müssen (nicht zuletzt auf Grund der unzähligen Drohungen unserer Gattinnen) fanden wir uns oft darüber sinnierend dies-uns-das-wäre-doch-toll… also hier für die kommenden Veranstalter:

• Eintrittskarten / Namensschilder:
  Oh, wie stolz waren wir doch auf unsere wunderschönen Eintrittskarten (übrigens von Roland entworfen). Und ja – sie waren wirklich schön. Einziger Nachteil daran war, dass wir die Rückseite mit Sponsoren und Logos gefüllt hatten und den Angaben zur WEP/WPA-Verschlüsselung des Funknetzes auf der Veranstaltung. Wie sich herausstellte, war das keine so gute Idee, denn wenn man Namensschilder an Schlüsselbändern befestigt, tendieren diese Teile zum Drehen – was dann auch dazu führte, dass man überall Leute mit verdrehten Schildern sah, auf denen statt des Namens nun die Sponsorenlogos und WEP-Keys standen. Anstatt also möglichst viele Informationen auf die Rückseite der Karten zu quetschen, schreibt man wohl besser einfach den Namen auf beide Seiten. Alternativ kann man natürlich auch eine andere Befestigung für die Dinger besorgen, damit sie sich nicht drehen.
• Registrierung:
  Warum zum Teufel haben wir eigentlich eine Registrierung, vor der Besucher in Schlangen stehen? Alles, was wir Veranstalter wollen, ist doch, dass Leute Ihren Eintritt bezahlen, damit wir unsere entstandenen Kosten decken können. Und alles, was ein Besucher dort will, ist, uns das Geld zu geben oder (wenn er bereits im Vorverkauf bezahlt hat) uns zu sagen hier bin ich. Im letzteren Fall hat man idealerweise natürlich schon alles vorbereitet (Karten, Ausweis, Quittung). Diese Besucher könnten also einen eigenen Schalter bekommen, wo Sie nur Ihren Kram ausgehändigt bekommen gegen Vorlage des Kaufbelegs. Und für die Besucher an der Tageskasse könnte man doch einfach 4 oder 5 Terminals aufstellen: Anstatt mit einem Stift Formulare auszufüllen, könnte man das dort prima elektronisch erledigen. Die Besucher können sich ihr Paket (aus Eintrittskarten, Tagen, ggf. Mahlzeiten) zusammenklicken und dann am Schalter zahlen und Ihre Sachen abholen.
• Infrastruktur:
  Wenn man schon über Selbstbedienungsterminals nachdenkt, warum dann nicht direkt einen Veranstaltungs-Netzwerkserver? Das würde unter Umständen die Vernetzung der Veranstaltung vereinfachen, Drucker freizugeben oder ein Gästebuch anzubieten (danke für die nette Idee, Guillaume!) und noch weitere Vorteile bieten, wie zum Beispiel Echtzeit-Statistiken über Besucherzahlen auf der Webseite oder elektronische Ankündigungen auf Monitoren usw.
• Willkommenspaket:
  Vor ein paar Tagen erst habe ich gelesen, dass die Windsor-Veranstalter (Warpstock X) Willkommenspakete für ihre Besucher vorbereitet hatten (mit Broschüren über Angebote in der Umgebung etc.). Eine sehr schöne Idee, wie ich finde, ich hätte gerne etwas mehr Zeit für Köln gehabt, um so etwas auf die Beine zu stellen – hatte ich aber nicht. Selbstverständlich hätte das den Arbeitsaufwand nochmals erhöht, aber nichtsdestotrotz ist es eine schöne Idee.

Die Zukunft von Warpstock Europe

Irgendwie beneide ich unsere nordamerikanischen Kollegen um ihr INC von Warpstock Inc. Nicht unbedingt wegen des INC selbst, sondern vielmehr wegen der Tatsache, dass sich damit eine zentrale Organisation verbindet, deren einziger Zweck das Stattfinden der jährlichen Veranstaltungen ist (noch nicht einmal das Ausrichten selbst, denn das macht jeweils nach einer Art Ausschreibung eine lokale Gruppe). Hier drüben bei uns haben wir noch nicht einmal eine Gruppe, die den Namen Warpstock Europe trägt oder für deren Zukunft verantwortlich ist. Somit hängt die Durchführung unserer jährlichen Veranstaltung immer vom Enthusiasmus und der Bereitschaft einiger Einzelner ab (nach dem Motto Machst Du es dieses Jahr oder soll ich?). Ich sehe hier den Bedarf einer festen Organisation – womoglich einer europäischen Organisation, aber jede Art von Verein, .org oder Komitee würde reichen.

Ich weiß natürlich, dass das einigen Lesern sehr bekannt vorkommt, die am glorreichen Scheitern des unglaublich erfolglosen Warpstock Europe Steering Committee beteiligt waren (die Gründe dafür sind genau so einfach wie dumm – aber das ist eine andere Geschichte). Aber dennoch, verdammt, die Idee, die dahinter stand, war nicht falsch und ist es immer noch nicht! Sollte es denn partout nicht möglich sein, dass wir eine Warpstock Europe Organisation haben? Wir brauchen einen zentralen Platz, an dem das gesammelte Wissen und die Erfahrung aus der Durchführung von Veranstaltungen vorliegt, wo Arbeit geteilt werden kann, Namen und Adressen bereit liegen und es eine Art von Plattform gibt, die bei der Planung und Durchführung hilft und kontinuierlich erweitert oder verbessert wird. Abgesehen davon erleichtert eine einmal gebaute Struktur das Schaffen einer Basis, auf der alle späteren Veranstaltungen mit viel geringerem Aufwand aufgebaut und abgehalten werden können. Ganz zu schweigen von den Vorteilen, die eine offizielle Organisation mit sich bringt – und sei es nur für Stempel auf Quittungen. Aus jeder Veranstaltung können die gewonnenen Erkenntnisse dann wieder zurückfliessen und dazu beitragen, dass jedes nächste WSE immer das jeweils »beste WSE aller Zeiten« wird. Ich ermutige jeden, der Interesse an weiteren WSE-Veranstaltungen hat, sich darüber mal Gedanken zu machen und den Aufbau einer solchen Organisation zu unterstützen, wenn ihn der Aufruf dazu erreicht.

Nationale oder europäische Veranstaltung

Wo wir gerade über europäisches sprachen: In diesem Bericht geht es um die Erfahrungen mit einer europäischen Veranstaltung, aber das gesagte trifft natürlich genauso auf kleinere, lokale Veranstaltungen zu. Sie brauchen nicht direkt eine Warpstock Europe zu organisieren. Die Czech Warpstock und die Pläne für ein deutsches »WarpWochenende« (wenn es dazu kommt) zeigen, dass auch landesspezifische Veranstaltungen berechtigt und wichtig sind. Warum also nicht beispielsweise ein Warpstock BeNeLux, ein skandinavisches Warpstock – was auch immer? Wenn Sie den Rahmen der Veranstaltung (Dauer in Tagen, Themen etc.) auf die zu erwartende Besucheranzahl ausrichten, ist alles möglich – auch, dass die komplette Veranstaltung natürlich in Ihrer Landes- bzw. Muttersprache abgehalten wird! Machen Sie es aber publik! Eine (zusätzliche) englischsprachige Web-Seite ist in diesem Fall sehr wichtig, denn viele andere OS/2- und eCS-Benutzer auf der ganzen Welt werden sich dafür interessieren, was bei Ihnen los ist (speziell die Vorträge) – auch, wenn sie nicht aus Ihrem Kulturkreis stammen.

Für eine Warpstock Europe allerdings ist es Pflicht, alle Vorträge und die Web-Seite (primär) auf Englisch zu halten wegen des internationalen Charakters der Veranstaltung. Sollten Sie genügend Zeit und Kapazität haben, können Sie das alles natürlich auch übersetzen. Für Köln hatten wir schlicht keine Zeit für die Übersetzung der Webseiten. Auch waren die technischen Gegebenheiten (kein CMS) hierfür nicht besonders entgegenkommend.
Einer der Gründe hinter der Idee zum deutschen (und deutschsprachigen!) »WarpWochenende« ist die Tatsache, dass viele unserer deutschen Benutzer nicht (genug) Englisch beherrschen, um den Vorträgen folgen zu können. Es ist aber wichtig zu wissen, dass, obwohl wir auf kleinen Inseln in einem Meer aus marktführenden Betriebssystemen leben, es sehr viele solcher Inseln gibt. Und es gibt viele Einwohner auf diesen Inseln, die zwar alle die selbe Sprache sprechen, nicht alle aber des Englischen mächtig sind.

Mein Anteil

Als »Eigentümer« der beiden Domains warpstock.eu und warpevents.eu ist es mein Plan, mit Spendengeldern oder durch Verkauf von Merchandising einen Webserver aufzusetzen, auf dem zwei Webpräsenzen betrieben werden:

• eine öffentliche Seite (warpstock.eu)
  als Heimat aller zukünftigen Veranstaltungen mit Foren, Downloadbereichen (Vortragsmaterial), Fotogallerien, Veranstaltungskalendern etc. Dies ist quasi die »Besuchersicht« auf eine Veranstaltung. Ein simples CMS unter der Oberfläche soll das Zusammenarbeiten zur Arbeitsteilung erleichtern (Übersetzung von Seiten etc.)
• eine »nicht-öffentliche« Seite (warpevents.eu)
  mit einer Groupware-Installation zur Planung und Organisation von Veranstaltungen (nicht nur WSE sondern auch alle anderen Warp-/eCS-Veranstaltungen). Diese Webseiten sind nach Anmeldung zugänglich für Leute, die Veranstaltungen organisieren oder dabei helfen möchten. Natürlich könnten sich hier auch mehrere verschiedene Gruppen tummeln (deutsche Veranstaltungen, tschechische Veranstaltungen, WSE…)

Was halten Sie davon?

Unter'm Strich

Eine Warpstock Europe zu veranstalten hat nichts mit schwarzer Magie zu tun (auch wenn es manchmal so aussieht <g>). Ich hoffe, dass dieser Artikel etwas Licht in die Sachen bringen konnte, die bei der Planung, Durchführung und Organisation einer solchen Veranstaltung eine Rolle spielen. Eigentlich ist es noch nicht einmal wirklich kompliziert! Fragen Sie einfach meine Frau und sie wird mir zustimmen: Wenn ich das kann, dann kann es wirklich jeder. ;-) Wenn Sie also die nächste Warpstock Europe ausrichten möchten und/oder Sie einen potentiellen Austragungsort kennen und nicht wissen, was zu tun ist oder an wen Sie sich wenden sollen – schreiben Sie mir, ich sag's Ihnen.