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Arthur van Egmond lebt in den Niederlanden. Er ist verheiratet, hat aber bis jetzt noch keine Kinder. Er arbeitet für den Staat im Amt für Soziale Sicherheit und seine Haupttätigkeit ist es die Client-Computer am Laufen zu halten. Seine ersten Erfahrungen mit OS/2 machte er schon mit der Version 2.1. Seitdem hat er bis zur aktuellen Version eCS 1.2 aufgerüstet. Er hat fast alle Versionen in seinem Besitz oder zumindest gesehen.

Willkommen zurück auf unserer Reise zur Erstellung einer Datenbank mit Lotus Smartsuite. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, liegen Ihnen nun drei Datenbanken vor: Genre, Dvdextra und Dvdformat. In dieser Ausgabe erstellen wir die Datenbank Contacts.

Wie schon zuvor angesprochen, dient diese Datenbank zum Speichern von Kontaktinformationen. Mit Hilfe dieser Informationen läßt sich dann in der Datenbank Movies der Verbleib der Filme nachvollziehen.

Legen Sie eine neue Datenbank mit Namen Contacts an, und fügen Sie die Datenbank folgende Felder hinzu:

Die meisten Feldnamen sind selbsterklärend. Im Feld Middlename werden alle außer dem ersten Vornamen gespeichert. Hier lassen sich auch Initialien verwenden. In das Feld Nameaffix geben wir Namensteile wie van, van de usw. ein. Die meisten Felder sind als Text ausgelegt, da beispielsweise eine Hausnummer auch "1A" lauten kann. Verwendete man hier numerisch, könnte das A nicht eingegeben werden.

Das Feld Combined ist das komplizierteste in dieser Datenbank. Wählen Sie unter der Indexzunge Vorgabewert Erstellungsformel. Drücken Sie Formel.
Unter Funktionen doppelklicken Sie auf Verknüpfen, und unter Felder auf Firstname, Nameaffix und Familyname. Wie Sie sehen, ist die Funktion noch nicht vollständig. Die Schaltfläche OK ist inaktiv und die Flagge mit einem roten Kreuz versehen. Nach Firstname und Nameaffix muß jeweils Chr(32); hinzugefügt werden, so daß der gesamte Eintrag folgendermaßen lautet:

Nun kann OK gedrückt und die Formel fertiggestellt werden.

Sind sämtliche Felder hinzugefügt, kann der Hintergrund auf die Standardfarbe eingestellt werden. Erstellen Sie die Überschrift und die Menüleiste. Außerdem können Sie die Stile für die Schaltflächen und deren Text erstellen. Einige der Felder werden Sie verschieben müssen, um für die Überschrift und die Menüleiste Platz zu schaffen. Wählen Sie alle Felder aus, um die Schriftart- und Schriftfarbstile für Text und Label gleichzeitig anpassen zu können. Ordnen wir nun die Felder an:

* Wählen Sie das TT/MM/JJ aus und ändern Sie es in TT-MM-JJJJ um.
** Wählen Sie Alphanumerisch zulassen.
*** If picture is too large shrink it - If picture is too small stretch it.

Erstellen Sie über dem Bild ein Label. Geben Sie photo ein und plazieren Sie es bei W2,2cm H0,5cm T3cm L4cm. Vergessen Sie nicht, die Approach-Datei ab und zu abzuspeichern, damit die Mühen nicht umsonst waren.

Anschließend kann das Arbeitsblatt auf die gleiche Weise wie bei den anderen Datenbanken angepaßt werden. Nun, da der Grundstein gelegt ist, können wir mit Helpscreen, Findscreen, Printscreen#1 und Printscreen#2 fortfahren.

Wie man einen Hilfebildschirm erstellt, ist bereits bekannt. Erstellen Sie ihn also auf die gleiche Weise. Denken Sie daran, daß später eine Schaltfläche - und ein Macro - zum Schließen des Bildschirms benötigt wird. Fügen Sie dem Hilfebildschirm folgenden zusätzlichen Text hinzu:

Bevor wir fortfahren, erstellen wir erst die Schaltflächen sowie die Makros für die Schaltflächen einschließlich der Beschriftung.

Die zusätzlichen Schaltflächen des Menüs sind Show All, Find und Print.

Einige Sondermakros:

Ist Ihnen etwas aufgefallen? Es gibt kein Formular Find oder Print, zu dem umgeschaltet werden könnte. Genausowenig sind printcard und printlist vorhanden. Daher können die Makros nicht fertiggestellt werden. Vielleicht haben Sie sie übersprungen oder etwas in der Art. Sie können sie später erstellen oder anpassen.

Erstellen wir nun das Formular Find. Wählen Sie  Formular > Neues Formular, fügen Sie alle Felder, Menüs usw. auf die gleiche Weise hinzu wie im Hauptformular. Das ist Ihnen zuviel Arbeit? In Ordnung, da stimme ich Ihnen zu. :-) Wählen Sie also statt dessen Formular > Formular duplizieren. Da haben Sie es: eine genaue Kopie. Schnell, was? Nun muß nur noch das Formular in Find und die Überschrift in Find umbenannt werden.

Erstellen oder ändern Sie auf dem Formular Contacts den Makro Find und weisen Sie ihn der Schaltfläche Find zu. Im Formular Find können die Schaltflächen Find und Show all gelöscht werden. Im Formular Find muß der Makro New der Schaltfläche New durch den Makro New1 ersetzt werden.

Erstellen Sie ein Formular mit der Bezeichnung Print. Nun können Sie den Makro Print im Haupt- und Suchformular zuweisen. Passen Sie den Hintergrund usw. an und wählen Sie Formular als Dialog anzeigen. Erstellen Sie ein Rechteck mit den Werten W10cm H7cm T0cm L0,11cm (wie das Hilfeformular). Statt Help screen tragen Sie  Print screen als Überschrift ein.

Nun zu einer schwierigen Entscheidung. Legen wir die gleiche Schaltfläche dreimal an ( printlist / printcard / close ) oder eine und zwei davon abweichende. Tun wir letzteres.

Erstellen Sie eine Schaltfläche zum Schließen (mit Makro close1) mit den Werten W2,5cm H0,5cm T6cm L0,25cm. Fügen Sie dem Formular zwei Textfelder mit den in Tabelle 5 gezeigten Werten hinzu.

Legen Sie ein Textfeld mit den Werten W0,5cm H0,5cm T1cm L3,25cm an. Kopieren Sie das Textfeld und plazieren Sie es unter W0,5cm H0,5cm T2cm L3,25cm.

Zeichnen Sie ein Qudrat mit angerundeten Ecken und den Werten W0,45cm H0,45cm T1cm L4cm, und legen Sie als Füllfarbe die gleiche Farbe wie für den Hintergrund fest. Verwenden Sie eine Umrandung mit einer Breite von 0,5 pt, legen Sie als Umrandungsfarbe dunkelrot (wie der Text) fest und als Stil Hervorheben. Erstellen Sie nun eine Kopie mit den Werten W0,45cm H0,45cm T2cm L4cm.

An diesem Punkt sind die Bildschirme main, list, help, print und find vorhanden. screens. Es bleiben nun noch zwei Berichte zu erstellen. Wählen Sie Erstellen > Bericht. Geben Sie Printlist ein und drücken Sie OK. Wiederholen Sie dies für Printcard. Wählen Sie die Indexzunge Print an und weisen Sie die Makros Printlist und Printcard zu.

Nun benötigen wir noch zwei Berichte und ein benutzerdefiniertes Menü.

Wählen Sie den Bericht Printlist aus. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den weißen, gepunkteten Bereich und wählen Sie Kopfzeile hinzufügen. In der Kopfzeile erstellen wir zwei weitere Schaltflächen (wie im Druckformular), eine Schaltfläche Close (mit Makro Close1) und eine Schaltfläche Print (mit Makro Print1).

In der Kopfzeile ist auch Print List zu plazieren, aber zuerst sollte die Seite über Datei > Seite einrichten auf A4 Querformat gesetzt werden. Setzen Sie die Ränder auf L0,5cm R0,5cm T0,5cm B1cm. Ggf. müssen Sie diese Einstellungen für Ihren Drucker anpassen.

Erstellen Sie in der Kopfzeile nun ein Textfeld mit dem Text My Contacts und den Werten: Schriftart Gill Sans 24 Bold zentriert - kein Stil, keine Füllfarbe, keine Umrandungsfarbe, Umrandung als Haarlinie. Plazieren Sie das Feld bei W5cm H1cm T1cm L11cm. Zeichnen Sie eine horizontale Linie mit den Werten 2pt T2,25cm. W26cm L1,1cm.

Auf der linken Seite der Kopfzeile:

1. Erstellen Sie zwei Textfelder Return to main screen und Print this form.
2. Plazieren Sie ersteres bei W4cm H0,5cm T1cm L1cm.
3. Plazieren Sie letzteres bei W4cm H0,5cm T1,5cm L1cm.
4. Erstellen Sie ein Textfeld mit den Werten W0,5cm H0,5cm T1cm L4,5cm und T1,5cm L4,5cm.
5. Erstellen Sie zwei Schaltflächen (wie im Formular Print, nur mit weißer Füllfarbe).
6. Weisen Sie diesen Schaltflächen die Makros Contacts und Print1 zu.
7. Unter Allgemein wählen SIe Nicht drucken und In Seitenansicht anzeigen für allen Text (außer der Überschrift) und die Schaltflächen.

Auf der rechten Seite der Kopfzeile:

1. Fügen Sie ein aktuelles Datum mit den Werten W2,5cm H0,5cm T1cm L24,5cm und die Seitennummer hinzu.
2. Fügen Sie vor dem aktuellen Datum den Text Printed on und ein Textfeld mit den jeweiligen Werten W2cm H0,5cm T1cm L22cm und W0,5cm H0,5cm T1cm L24cm ein.
3. Fügen Sie vor dem Feld pagenumber den Text Page number und ein Textfeld ein.
4. Stellen Sie für das Feld Seitennummer eine rechtsbündige Ausrichtung ein.

Nun kann es mit weiteren Feldern weitergehen. Wir können hier nicht alle Felder hinzufügen, das wäre zu viel. Statt dessen fügen wir nur die Felder Firstname, Nameaffix und Lastname hinzu. Bevor Sie mit dem Hinzufügen beginnen, wählen Sie Berichte > Spalten einschalten. Als kleinen Trick setze ich Füllfarbe auf hellgrau, so daß die Position des Feldes gut sichtbar wird. Verwenden Sie weiter die Standardschrift und -schriftgröße. Es empfiehlt sich, die Felder unter Allgemein auf Nur-lesen zu setzen, da es sich hier um ein Druckformular und keine Eingabemaske handelt. Nehmen Sie die Auswahl des eingeschlossenen Feldlabels zurück und setzen Sie die Farbe auftransparent.

Eigentlich wollte ich noch die Stadt hinzufügen, aber da kein Platz mehr vorhanden ist, belassen wir es dabei.

Nun wird auch ersichtlich, warum auch eine Karteikarte zum Drucken erstellt werden soll. Auf dieser Karte können sämtliche Felder untergebracht werden.

Da die Liste zum Drucken fertig ist, fahren wir mit der Karteikarte fort.

Wählen Sie die Indexzunge Print card. Vergessen Sie nicht, das Seitenformat auf A4 einzustellen. Zeichnen Sie eine Linie mit den Werten 1 pt, T13,5. Sollte es nicht möglich sein, die Linie zu zeichnen, klicken Sie auf die Registerkarte, so daß ein Rechteck erscheint. Ziehen Sie die untere Kante nach unten. 13,25cm sind etwa die halbe Seite. Ziehen Sie den Körper so, daß er mit der Linie zusammenfällt. Es wird zwar nicht angezeigt, aber wenn Sie mindestens zwei Datensätze zur Datenbank hinzufügen, durckt Approach zwei Datensätze auf einer Seite.

Es ist möglich, dem Bericht auch die Feldlabel hinzuzufügen. Mir gefällt dies nicht besonders, daher verwende ich sie nicht. Wenn gewünscht können sie jedoch unter Schriften aktiviert werden. Wenn Sie die Feldlabel benutzen, denken Sie daran, daß die Feldhöhe 1cm betragen sollte. Vergessen Sie auch nicht, daß in diesem Formular alle Felder mit Schreibschutz versehen werden können.

Fügen Sie der Karte alle Felder hinzu:

Die Felder contactID und combined wurden nicht in den Bericht übernommen. Beim ersten handelt es sich um eine eindeutige Datensatznummer, und das zweite wird in unserer Datenbank Movies verwendet und stellt für den Bericht keinen Mehrwert da, da sich die drei Namen bereits darin befinden. Wie man sieht, ist auf der rechten Seite noch Platz. Es müssen noch Schaltlfächen für die Navigation und zum Drucken hinzugefügt werden. Da es keine Überschrift gibt, können wir sie im Körper plazieren. Achten Sie darauf, Nicht drucken und In Seitenansicht anzeigen auszuwählen. Ich möchte noch ein Datum mit dem Text Printed on: hinzufügen. In diesem Bericht verwenden wir keine Seitennummer.

Damit wären die Berichte fertiggestellt. Nun bleibt noch ein Makro für das Menü zu erstellen. Kopieren Sie wieder das Kurzmenü und passen Sie es wie schon zuvor an, so daß nur die Hilfe mit About Approach und Help übrig bleibt. Schließen Sie das Menü noch nicht. Es wäre schön, wenn wir Fotos in die Datenbank importieren und daraus exportieren könnten. Wozu hätten wir sonst das Feld Photo anlegen sollten?

Drücken Sie oberhalb des linken Flügels auf Menü hinzufügen. Hierdurch wird ein Standardmenü hinzugefügt. Geben Sie rechts &Photo ein. Drücken Sie oberhalb des rechten Flügels Option hinzufügen. Wählen Sie Bild importieren aus der Liste aus. Drücken Sie Option hinzufügen und wählen Sie Bild exportieren aus der Liste aus. Drücken Sie OK, Fertig, OK und Fertig. Weisen Sie den Makro My Menu allen Indexzungen zu. Nehmen Sie die Auswahl aller Optionen für Ansicht zurück. Sichern Sie die Approach-Datei und wählen Sie Ansicht > Blättern.

In Ordnung, Sie können sich nun zurücklehnen und entspannen. Nächstes Mal beginnen wir mit der Datenbank Movies und erstellen das Menü. Bis zum nächsten Mal!